Die Anfrage bekommt der, der zuerst geantwortet hat.
Das System führt Anfragen, Termine und Absprachen an einer Stelle. Das Fest stellt der Kunde im eigenen Kundenbereich selbst zusammen – von Datum und Menü bis zur Tischordnung.
Namen von Locations, Gästen, Termine und Beträge in den Beispielen sind frei erfunden.
Wo Ihnen der Auftrag verloren geht
Der Saal ist frei, der Preis passt, die Location gefällt – und gefeiert wird woanders. Fast immer aus einem von drei Gründen.
Die Anfrage liegt bis Montag
Anfragen kommen abends und am Wochenende, per Telefon und über WhatsApp – genau dann, wenn bei Ihnen im Saal ein Bankett läuft. Der Kunde schreibt drei Locations hintereinander an und zahlt die Anzahlung bei der, die zuerst geantwortet hat. Am Montag gibt es niemanden mehr zu antworten.
Doppelbuchung und vergebene Termine
Der Termin steht an drei Stellen gleichzeitig: im Buch am Empfang, im Chat der Veranstaltungsleitung und im Kopf des Managers. Die Doppelbuchung kommt eine Woche vor dem Fest heraus – und einem der beiden Kunden muss abgesagt werden.
Absprachen sind nirgends festgehalten
Das Menü wurde mündlich geändert, der Aufpreis für den späten Auszug im Chat besprochen, die Dekoration mit einer anderen Kollegin abgestimmt. Am Tag des Festes kann niemand zeigen, was genau vereinbart war – und der Streit endet immer damit, dass die Location nachgibt.
Beide Buchungen gelten als bestätigt. Herauskommen wird es eine Woche vor dem Fest.
Ein Termin, eine Buchung. Die zweite Anfrage wird nicht abgelehnt, sondern bekommt den nächsten freien Samstag.
Der Kunde stellt sein Fest selbst zusammen
Termin, Menü, Tischordnung und Dekoration entstehen in einem Fenster. Jede Änderung sehen beide Seiten, und sie bleibt in der Historie – es gibt nichts zu streiten, und niemand gibt Absprachen aus dem Gedächtnis wieder.
Alle Anfragen und alle Termine in einer Liste
Telefon, WhatsApp, Formular von der Website und E-Mail laufen in einem Strom zusammen. Sichtbar ist, wer geantwortet hat, was zugesagt wurde und welcher Termin unter Option steht.
Das Fest entsteht Schritt für Schritt
Der Kunde kommt über einen Link herein und wählt Termin, Menü, Dekoration und Tischordnung selbst. Die Location sieht die Auswahl im selben Moment und rechnet das Angebot nicht von Hand nach.
Gäste an Tischen, ohne Papierplan
Ein Saalplan mit zwölf Tischen statt eines Ausdrucks: wer wo sitzt und wie viele Plätze noch frei sind.
Der Kunde schiebt die Gäste selbst, die Location bekommt den fertigen Plan und die Personenzahl für die Küche. Sechs Plätze sind noch frei – das sehen beide Seiten.
Das Angebot mit Änderungshistorie
Jede Menüänderung, jeder Aufpreis und jede Verlegung geht als Version in das Angebot ein – mit Datum und Urheber.
Jedes „wir hatten doch besprochen“ hat ein Datum, einen Urheber und einen Betrag. Der Streit endet mit dem Verweis auf eine Version, nicht mit dem Gedächtnis des Managers.
Die Beträge sind das Angebot der Location an ihren eigenen Kunden – keine Preise von ZEMCHENKO.
Namen von Locations, Gästen, Termine und Beträge in den Beispielen sind frei erfunden.
Auf jedem Fest sitzen hundert künftige Auftraggeber
Hundertzwanzig Gäste auf einer Hochzeit sind hundertzwanzig Menschen, vor denen eigene Jubiläen, Taufen und Firmenfeiern liegen. Heute gehen sie namenlos nach Hause: die Location kennt nur den Auftraggeber.
Das System sammelt die Kontakte der Gäste mit deren Einwilligung und bringt sie mit Anlass und Termin zurück. Der Stammkunde hört auf, ein Zufall zu sein.
Die Zahlen in der Grafik sind Demowerte aus dem Beispielfest mit 120 Gästen.
Wie ein Gast in die Datenbank kommt
freiwillig, für einen erkennbaren GegenwertTischaufsteller auf dem Tisch, derselbe Code in der Karte und auf dem Bildschirm im Saal. Er führt auf die Seite des Festes, nicht auf die allgemeine Website: der Gast sieht Bilder seines Abends, keine Werbung.
Ein Bildschirm: Name, E-Mail und – wenn er möchte – der Termin seines eigenen Anlasses. Einwilligung nach DSGVO per Häkchen, Abmeldung mit einem Klick. Zurück kommt, was versprochen war: Bilder vom Abend, die Karte des Hauses und die freien Termine.
Zwei Monate vor seinem Termin steht der Gast mit Anlass und freien Samstagen in der Arbeitsliste. Die Nachricht geht auf Ihren Knopfdruck raus, nicht als automatische Rundmail.
Der Code wird für das einzelne Fest gedruckt. Gäste verschiedener Abende vermischen sich nicht in der Datenbank.
Von der ersten Berührung bis zum nächsten Fest
Das System schließt den ganzen Kreis und nicht einen Punkt darin: es findet neue Auftraggeber, beantwortet die Anfrage, hält den Termin, führt die Gästedatenbank und bringt die Gäste mit einem Anlass zurück.
Findet neue Auftraggeber
Suche nach Firmen und Veranstaltern nach Ihren Vorgaben: Region, Art des Festes, Größe des Saals. Heraus kommt eine Liste mit Ansprechpartnern.
Erster Kontakt
Auf eine eingehende Anfrage antwortet der Assistent sofort und zur Sache: ob der Termin frei ist, was zum Saal gehört, wann man ihn ansehen kann. Solange der Kunde noch auswählt.
Verliert keine Anfrage
Abend, Samstag, Bankett im Saal – die Anfrage ist trotzdem erfasst und der Termin als Option gesetzt, statt bis Montag vergessen zu werden.
Führt die Datenbank
Auftraggeber, sein Fest, Menü, Tischordnung und alle Absprachen an einer Stelle. Dazu die Gäste des Festes mit ihrer Einwilligung zur Kontaktaufnahme.
Holt den Kunden zurück
Jahrestag, Jubiläum, Firmenfeier, Taufe: das System stellt Anlass und Termin von sich aus in die Arbeitsliste – die Nachricht geht auf Ihren Knopfdruck raus.
Dazu: Website der Location mit Online-Anfrage, Verträge und Rechnungen aus der Akte des Festes, Auswertung der Saalauslastung nach Monaten.
Und nicht nur Locations
derselbe Kern, anderes ProfilOrganisation aus einer Hand, komplett in einem Ablauf
Location, Gewerke, Catering, Musik und die Koordination am Tag des Festes laufen in einer Kette. Sichtbar ist, was bestätigt, was bezahlt und wer für den Schritt zuständig ist.
DJs und Moderatoren – eigene Termine und Leistungspakete
Eine eigene Website mit Buchung freier Termine und Leistungspaketen. Der Auftraggeber wählt Termin und Paket selbst, Sie bekommen die Anfrage mit allen Angaben.
Ein eigenes Serversystem, kein Abo-Dienst
Ihr Server, Ihre Daten. Installation auf Ihrem Rechner oder auf einem eigenen Server in der EU. Terminkalender, Gästekontakte und die Absprachen mit den Auftraggebern wandern nicht in eine fremde Cloud.
Wir sehen uns Ihren Anfragestrom an
Schreiben Sie, wie viele Feste Sie im Monat betreuen und womit Sie die Termine heute halten. Ich zeige Ihnen, wie Ihre Anfragen und Absprachen im System liegen – an Ihren Daten, ohne Allgemeinplätze.
- Antwort noch am selben Arbeitstag
- Gespräch auf Deutsch oder Russisch
- Demonstration an Ihrem Kalender, nicht an einer Schauversion